Die Situation, dass ein Verein (vorübergehend) ohne Vorstand ist oder dass im mehrgliedrigen Vorstand ein Teil der Ämter nicht besetzt ist, tritt nicht selten ein.
Die häufigsten Gründe dafür sind:
- Der Vorstand tritt vor Ablauf der Amtsperiode zurück
- Die Amtsperiode ist abgelaufen und es wurde versäumt, rechtzeitig Neuwahlen durchzuführen oder die Ämter konnten bei den Wahlen nicht besetzt werden.
- Tod oder Erkrankung eines Vorstandsmitglieds

Probleme treten dabei vor allem dann auf, wenn der Vorstand im Sinn des § 26 BGB betroffen ist, da es sich hier um ein gesetzlich vorgeschriebenes und notwendiges Organ handelt, ohne das der Verein nicht handlungsfähig ist. Wenn es andere Organe betrifft (z.B. Mitglieder des erweiterten Vorstands), ist eine Gefahr für den Verein nicht gegeben, da der Verein handlungsfähig bleibt.

Ist der gesamte BGB-Vorstand zurückgetreten, also kein Vorstandsmitglied mit Einzelvertretungsberechtigung mehr im Amt, ist der Verein handlungsunfähig. Der normale Wahlturnus bzw. die nächste ordentliche Mitgliederversammlung kann dann nicht abgewartet werden. Vielmehr ist umgehend eine ausserordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen.

Die meisten Satzungen enthalten Regelungen über die Amtszeit des Vorstandes, wenngleich dies nicht zwingend notwendig ist. Ist eine solche Amtsdauer festgelegt, verlängert sie sich nicht automatisch, wenn sich kein Nachfolger findet oder rechtzeitige Neuwahlen versäumt wurden. Mit dem Ablauf der satzungsgemäß vorgesehenen Amtszeit endet automatisch die Amtszeit des Vorstandes, auch wenn noch kein neuer Vorstand gewählt ist. Der Verein ist also ohne Vorstand.
Die Satzung kann aber bestimmen, das der alte Vorstand solange (kommissarisch) im Amt bliebt, bis ein neuer gewählt ist.

Häufig stellt sich die Frage, wie die Aufgaben des Vorstand verteilt werden, wenn ein Vorstandsmitglied ausscheidet, während die Amtszeit der anderen noch andauert.
Für einen solchen Fall kann die Satzung Regelungen treffen (z.B. die Übernahme de Aufgabenbereiche durch andere Mitglieder), meist ist das aber nicht der Fall.
Fehlen solche Satzungsregelungen, ist das Amt unbesetzt. Die Aufgaben des ausgeschiedenen Vorstandsmitglieds müssen dann von den anderen Vorstandsmitgliedern übernommen werden. Bei der Aufteilung der Aufgaben hat der Vorstand freie Hand. Sind die laut Satzung erforderlichen Vorstandsmitglieder für die Vertretung des Verein noch im Vorstand verblieben, kann der Restvorstand den Verein auch vertreten. Sieht die Satzung dies nicht anders vor, ist der Vorstand auch noch beschlussfähig.
Eine Mitgliederversammlung zur Neubesetzung der freien Ämter muss in jedem Fall berufen werden, wenn die Satzung dies so vorsieht. Andernfalls muss das für die Einberufung der Mitgliederversammlung zuständige Organ (meist also der Vorstand) entscheiden, ob das Vereinsinteresse eine Einberufung zu Neuwahl gebietet.
Auch bei einer Ergänzung des Vorstandes ausserhalb der regulären Neubesetzung ("kommissarischer Vorstand") gelten die Satzungsvorschriften für die Bestellung des Vorstandes. Gegen die Satzungsregelungen können also keine neuen Mitglieder in den Vorstand aufgenommen werden.
Eine Selbstergänzung des Vorstandes (z.B. Bestimmung eines zeitweiligen oder kommissarischen Mitglieds bis zur nächsten regulären Wahl) ist nur zulässig, wenn die Satzung dies vorsieht. In den meisten Vereinsatzungen wird eine solche Regelung aber fehlen.

Ist der Verein ohne Vorstand oder fehlen zur Vertretung nötige Vorstandsmitglieder, kann das Amtsgericht auf Antrag einen Notvorstand bestellen.
Die Bestellung des Notvorstandes erfolgt durch das Gericht, bei dem das zuständige Vereinsregister angesiedelt ist. Zuständig ist der Rechtspfleger. Dazu muss ein formloser Antrag eines Beteiligten vorliegen.