Vereinsknowhow - Kurzinfo:
Der Tätigkeitsbericht für das Finanzamt

Stand: 10.01.2011

Neben einer zahlenmäßigen Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben - getrennt nach den steuerlichen Bereichen - verlangt das Finanzamt von gemeinnützigen Vereinen für jedes Jahr auch einen Tätigkeitsbericht. Vereinsvorstände sind hier oft verunsichert, was alles in diesem Bericht aufgenommen werden muss und wie es dargestellt werden soll. In der Tat lauern hier Fallen - vor allem kann der Tätigkeitsbericht nähere Prüfungen durch das Finanzamt provozieren.

§ 63 der Abgabenordnung (AO) fordert für die tatsächliche Geschäftsführung eines Vereins die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der satzungsmäßigen steuerbegünstigten Zwecke. Nicht nur die Satzung, sondern auch die laufende Tätigkeit eines Vereins müssen also den Vorschriften des Gemeinnützigkeitsrechts genügen. Den Nachweis, dass die tatsächliche Geschäftsführung den notwendigen Erfordernissen entspricht, muss die gemeinnützige Körperschaft durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen zu führen. Dazu gehört neben der Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben auch der Tätigkeitsbericht (Anwendungserlass zur AO zu § 63).

Um was geht es?
Aufbau und Inhalt des Tätigkeitsberichts erschließen sich, wenn man sich vor Augen führt, wozu der Bericht erforderlich ist: Er soll über die gemeinnützigkeitsrelevanten Vereinstätigkeiten Aufschluss geben, vor allem soweit sie nicht aus den zahlenmäßige Aufstellungen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) und den eingereichten Steuerformularen hervorgehen.
Im Tätigkeitsbericht sollten besonders die satzungsbezogenen (gemeinnützigen) Tätigkeiten dargestellt werden - also auf welche Weise die steuerbegünstigten Satzungszwecke verwirklicht und wie die Vereinsmittel dafür verwandt worden sind. Für Geschäfts- oder Tätigkeitsberichte gibt es keine Formvorschriften. Grundsätzlich können deswegen auch die Rechenschaftsberichte an die Mitgliederversammlungen verwendet werden. In aller Regel sollte aber für das Finanzamt ein eigener Bericht erstellt werden.

Der Umfang und Form des Tätigkeitsberichts
Welchen Umfang der Tätigkeitsbericht hat, hängt ganz vom Umfang der Vereinstätigkeiten ab. Grundsätzlich gilt: Lieber zu wenig als zu viel schreiben! Fehlen dem Finanzamt noch Informationen, wird es nachfragen. Oft kann man dann aus der Art der Rückfrage schon die Problemlage ausmachen und die Antwort entsprechend gestalten. Hat man sich dagegen in einer ausführlichen Darstellung festgelegt, ist das schwer wieder aus der Welt zu schaffen.
Vorgaben für den Tätigkeitsbericht gibt es nicht. Weil die Berichte je nach Vereinstätigkeit sehr unterschiedlich ausfallen, sind auch Muster kaum brauchbar.
Vielfach werden tabellarische Aufstellungen über Art und Umfang der Tätigkeiten genügen. Hier gilt: Alles was die Übersicht erleichtert, ist für den Sachbearbeiter im Finanzamt von Vorteil.

Der Inhalt
Empfehlungen für das Abfassen des Tätigkeitsberichts sind:

  • Er sollte sich auf die steuerlich relevanten Inhalte beschränken. Verzichten sie auf rein organisatorische Aspekte (wie z. B. Zahl und Ablauf der Mitgliederversammlungen).
  • Nicht begünstigte Tätigkeiten sollten zurückhaltend dargestellt werden, um nicht den Eindruck zu erwecken, sie hätten ein besonderes Gewicht.
  • Das gilt auch für Tätigkeiten, die zwar steuerbegünstigt aber nicht satzungsgemäß sind.
  • Umgekehrt sollte der Schwerpunkt der Darstellung auf den satzungsmäßigen Tätigkeiten liegen. Vergessen Sie nicht, gerade solche Tätigkeiten darzustellen, die sich zahlenmäßig nicht niederschlagen - also besonders die ehrenamtlichen Tätigkeiten.
  • Im Zweifel sollten kritische Fakten eher weggelassen werden. Außenprüfungen in Vereinen sind eher selten. Typischerweise sind es eingereichte Unterlagen, die zu problematischen Bewertungen durch das Finanzamt führen.
  • Der Tätigkeitsbericht bietet die Möglichkeit, ungünstige Fakten in der EAR zu mildern. Überwiegen in der EAR z. B. die Einnahmen des steuerpflichtigen Bereichs, sollten die steuerbegünstigten Tätigkeiten um so mehr betont werden.

Weiter Inhalte des Tätigkeitsberichts sind typischerweise:

  • Art, Zahl und Umfang (Teilnehmerzahlen) der Veranstaltungen, Kurse, Projekte usf.
  • Zahl der betreuten Personen, aktiven Sportler usw.
  • vorhandene Abteilungen und Tätigkeitsbereiche (z. B. Sportarten)
  • Teilnahme an Sportveranstaltungen (Wettkämpfe, Turniere, Ligen usw.)
  • besondere Daten (z. B. 50-Jahr-Feier)
  • Art und Umfang öffentlicher Förderung
  • Kooperation mit anderen Organisationen
  • besondere Projekte (Darstellung der Angebote, Zahl der Teilnehmer usw.)
  • ehrenamtliche Helfer und Übungsleiter

Typische Fehler
Vermieden werden sollte der Eindruck, zweckfremde Tätigkeiten würden eine nennenswerte Rolle spielen. Festveranstaltungen, gastronomische Betriebe oder Sponsorships sollten also nicht ins Zentrum der Darstellung rücken.
Oft werden typische Tätigkeiten nur nebensächlich dargestellt, weil sie unbedeutend erscheinen. Sonderveranstaltungen erhalten dagegen ein zu großes Gewicht. Das ist ein Problem, wenn diese Sonderveranstaltungen nicht zweckbezogen sind (z. B. Festveranstaltungen).
Tätigkeiten, die nicht mit den Satzungszwecken übereinstimmen, sind problematisch - auch wenn sie grundsätzlich steuerbegünstigt sind. Gleichen Sie deswegen die Darstellung mit der Satzung ab. Ein und die dieselbe Veranstaltung kann oft verschiedenen gemeinnützigen Zwecken zugeordnet werden - z. B. Kultur und Jugendhilfe. Es sollte dann der satzungsbezogene Aspekt hervorgehoben werden.

 

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